Auftragserfassung automatisieren: Ihr Innendienst prüft Aufträge, statt sie abzutippen
Auftragserfassung automatisieren heißt bei uns: Eine Bestellung, die per E-Mail oder als PDF-Anhang im Innendienst ankommt, steht danach mit Kunde und Positionen im System, ohne dass jemand sie abschreibt. Der Bestelleingang aus dem gemeinsamen Postfach folgt festen Regeln. Beauftragt wird eine GmbH nach deutschem Recht, Kundendaten verarbeiten wir nach DSGVO.
Gedacht ist das für Geschäftsführung und Vertriebsleitung, deren Innendienst jeden Morgen ein Sammelpostfach voller Anfragen, Bestellungen und Rückrufbitten abarbeitet. Unser Gegenstand endet mit dem erfassten Auftrag und der Antwort an den Kunden; Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltung gehören nicht dazu. Schreiben Kunden so frei, dass keine Regel ihre Mails sicher auswertet, sagen wir das vor dem Angebot: Dann braucht es ein Sprachmodell.
Für wen
- Bestellungen kommen als PDF an die Vertriebsadresse, und eine Kollegin tippt Artikelnummern und Mengen Zeile für Zeile in die Warenwirtschaft.
- Ein Kunde ruft wegen seiner gestrigen Mail an, und wer abhebt, sieht nicht, dass sie längst beantwortet ist.
- Das gemeinsame Postfach hängt am Konto einer einzelnen Person; fehlt sie, sieht niemand, was hereinkommt.
- Nach einem Angebot meldet sich der Interessent nicht mehr, und im Haus fällt es niemandem auf.
- Mindestmengen und Sonderpreise eines Stammkunden kennt genau eine Person im Innendienst.
Was Sie bekommen
Sammelpostfach über die Firmendomain statt über Mitarbeiterkonten
Das gemeinsame Postfach wird über eine zentrale Freigabe der Firmendomain angebunden: Niemand gibt ein Passwort her, und die Verbindung hängt an keinem persönlichen Konto. Gelernt haben wir das im eigenen Betrieb, wo die Anbindung wöchentlich abriss, weil der Anbieter das Token nach genau sieben Tagen erlöschen ließ; mit der Domain-Freigabe in Google Workspace ist dieser Ausfall verschwunden.
Auftragserfassung automatisieren: vom Anhang zur Auftragszeile
Kommt eine Bestellung in wiederkehrender Form – PDF aus dem Einkaufssystem eines Stammkunden, Webformular, Shop –, liest eine Regel Kunde, Artikel und Menge aus und legt den Auftrag an, jede Zeile mit Verweis auf ihre Quelle. Bei einem Lebensmittelhersteller mit Filialen hatten 296 von 1 022 Aufträgen nirgends einen Betrag, weil die Lieferscheine nur als Fotos in einer Chatgruppe standen; seit der nächtlichen Erkennung sind 8 425 Nachrichten mit rund 5 790 Fotos auswertbar.
Anruf, E-Mail und Sendung in einer Kundenkarte
Gespräche aus der Telefonanlage und Nachrichten aus dem Postfach landen beim selben Kontakt. Die Daten der Anlage verdienen dabei einen zweiten Blick: Beim selben Hersteller standen geführte Gespräche als verpasst im CRM, und Rückrufe gingen an längst bediente Kunden. Ein nachträglicher Abgleich korrigierte 44 Einträge. Von 574 Sendungen blieben 55 ohne Zuordnung und stehen seither auf einer Klärliste.
Wiedervorlage, wenn ein Kontakt verstummt
Eine Regel findet Kontakte, bei denen sich länger nichts tut, als die Frist erlaubt, die Ihr Innendienst in den Stammdaten einstellt. Daraus entsteht eine Erinnerung als Entwurf, verschickt wird sie von einem Menschen. Nach demselben Muster bittet ein Lebensmittelhersteller um Bewertungen nach erledigter Bestellung: Am Echtbestand entstanden 8 Entwürfe, an Kunden ging nichts, solange der Schalter aus stand.
Eingangsjournal: jede Nachricht nachweisbar
Jede Nachricht steht zuerst in einem eigenen Journal; nachts hält ein Abgleich Journal und CRM gegeneinander und holt Fehlendes nach. Anlass war ein Kundenkanal mit grüner Statusanzeige, über den still Nachrichten verloren gingen.
Vom ersten Blick ins Postfach bis zur Abnahme
Stichprobe echter Eingänge
Unter beidseitiger Geheimhaltung sehen wir mit Ihrem Innendienst echte Eingänge durch: wer in festem Format bestellt, wer frei formuliert und welche Regel bisher nur im Kopf einer Kollegin steht.
Auftragserfassung automatisieren – Umfang und Abnahmekriterien
Das Angebot trennt Eingangsformen, die ohne Abtippen als Auftrag im System stehen, von solchen, die als Entwurf vorliegen oder beim Menschen bleiben. Auch Vertragsform, Preismodell und Zeitrahmen sind dort festgehalten.
Entwürfe neben der gewohnten Erfassung
Zuerst legen die Regeln nur Entwürfe an, die neben der bisherigen Handeingabe liegen. Jede Abweichung bekommt einen Grund, auch wenn der Fehler in der alten Eingabe liegt.
Freischalten je Eingangsform, Abnahme, Übergabe
Freigeschaltet wird Format für Format. Die Abnahme misst an den vereinbarten Kriterien; übergeben werden Regelbeschreibung, Zugänge zu Firmenkonten und eine Einweisung, damit Ihr Innendienst Fristen selbst pflegt.
Abnahme statt Versprechen
Vor dem Bau steht im Angebot, woran abgenommen wird: welche Eingangsformen ohne Abtippen im System landen, welche als Entwurf vorliegen und welche Nachrichten das Journal belegen muss. Jede Teillieferung wird für sich geprüft; Weisungen an die Entwickler gibt allein unsere Projektleitung. Mit der vollständigen Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am Code für Ihren Auftragseingang auf Sie über.
Bevor wir echte Bestellungen oder Kundenadressen sehen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung. Im Innendienst sind personenbezogene Daten die Regel, deshalb gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag; beteiligte Dienste, technische Maßnahmen und das, was ein Sprachmodell von einer Bestellung liest, stehen im Angebot. Laufen können die Abläufe auf Ihren Servern oder auf unseren eigenen Hetzner-Servern in Deutschland und der EU.
Die Umsetzung ist ein Werkvertrag mit Festpreis und Abnahme, danach mit Gewährleistung für Mängel. Eine vorgeschaltete Sichtung des Posteingangs kann Beratung im Dienstvertrag nach Tagessatz sein.
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Automatisierung im Innendienst: was vor dem Start geklärt wird
Wie kann man die Auftragserfassung automatisieren?
Zuerst wird sortiert, in welcher Form Bestellungen hereinkommen. Wiederkehrende Formate liest eine Regel aus und legt den Auftrag an; frei formulierte Mails gehen als Vorgang an den Innendienst, Kunde und Verlauf sind dann schon zugeordnet.
Brauchen wir dafür eine neue Software?
In der Regel nicht. Warenwirtschaft oder CRM bleiben führend; gebaut wird der Weg vom Postfach dorthin, mit TypeScript, Node.js und PostgreSQL. Kann Ihr System keine Aufträge von außen annehmen, sagen wir das vor dem Angebot.
Was passiert mit einer Bestellung, die keine Regel erkennt?
Sie wird weder geraten noch verworfen, sondern steht als offener Vorgang beim Innendienst, mit Absender, Anhang und Schriftverkehr. Über das Eingangsjournal ist belegbar, wann sie ankam.
Wo bleibt bei Ihnen eine Bestellung liegen, bis jemand sie abtippt?
Schildern Sie uns, wie Anfragen und Bestellungen heute ankommen – Postfach, Telefon, PDF-Anhang – und in welchem System sie landen sollen. Im Gespräch sagen wir, welchen Teil wir als Werkvertrag übernehmen und welche Freigabe bei Ihnen bleibt.