Prozessautomatisierung in Leonberg: offene Anfragen melden sich, bevor der Kunde abspringt

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   In Leonberg bleibt nicht die Anfrage liegen, sondern das Nachfassen

   Prozessautomatisierung in Leonberg setzt bei einem Engpass an, den kaum ein Innendienst misst: Angebote sind verschickt, Rückfragen beantwortet, und danach meldet sich niemand mehr. Marschwerk Systeme automatisiert das Nachfassen nach festen Regeln, mit Freigabe durch Ihre Leute – für Unternehmen in Deutschland, mit Vertrag nach deutschem Recht; für Kundendaten gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Leonberg liegt am Autobahndreieck von A 8 und A 81, und die Stadt zählt Vertrieb ausdrücklich zu ihren wirtschaftlichen Schwerpunkten, neben Engineering, Informationstechnik und Produktion in vielen kleinen und mittleren Firmen. Wer so aufgestellt ist, lebt von Anfragen, die sich über mehrere Gespräche ziehen. Genau dort reißt der Faden: Ein Interessent wechselt in die Stufe »Angebot erhalten« und wird danach von niemandem mehr angesehen, weil der Kalender des Vertriebs voll ist und die Erinnerung nur im Kopf existiert. Auffallen solche Fälle zufällig, beim Durchblättern alter Einträge, wenn der Kunde längst anderswo bestellt hat.

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   Was die Prozessautomatisierung Ihrem Innendienst morgens vorlegt

   Eine Liste der Kontakte, die auf einer Zwischenstufe zu lange stillstehen, jeweils mit letzter Nachricht, Stufe und zuständiger Person. Wie lange »zu lange« ist, steht in den Stammdaten und lässt sich ohne Entwickler ändern, für Neukunden anders als für Händler. Neben jedem Kontakt liegt ein Vorschlag für die Erinnerung, der den bisherigen Schriftverkehr aufgreift, statt einen Textbaustein zu wiederholen. Verschickt wird ausschließlich durch einen Menschen. Der Ablauf startet ausgeschaltet und wird erst eingeschaltet, wenn Sie die ersten Vorschläge gesehen haben.

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   Prozessautomatisierung, die zuerst Ihre Stufen zählt

   Am Anfang steht keine Software, sondern die Frage, welche Stufen Ihre Anfragen tatsächlich durchlaufen und wo ein Kontakt als erledigt gilt. Diese Stufen stehen oft nur im Kopf des Vertriebsleiters oder in einer Tabelle, die nicht mehr gepflegt wird. Wir legen sie mit Ihnen fest, prüfen sie an Ihrem vorhandenen Bestand und zeigen, wie viele Kontakte heute auf jeder Stufe stillstehen, bevor eine einzige Erinnerung entsteht. Der Suchlauf läuft danach regelmäßig im Hintergrund, auf Hetzner-Maschinen in Deutschland, die wir selbst verwalten. Wird für den Vorschlagstext ein Sprachmodell eingesetzt, halten wir im Angebot fest, welchen Schriftverkehr es sieht.

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   Zehn stille Kontakte beim ersten Suchlauf

   Bei einem Lebensmittelhersteller mit eigenem Großhandelsvertrieb blieben Kontakte nach dem ersten Schritt unbeobachtet. Der Inhaber entdeckte solche Fälle nur zufällig. Bei der Live-Prüfung auf dem Produktivbestand fand der neue Suchlauf sofort 10 reale Kandidaten: zwei Geschäfte auf der Stufe »potenzieller Großhändler«, genau der vom Inhaber beschriebene Fall, und acht auf »Erstkontakt«, still seit Wochen. Die Erinnerungen dazu wurden als Entwurf vorbereitet und von einem Menschen verschickt.

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   Was in Leonberg vor dem Start schriftlich feststeht

   Welche Stufen überwacht werden, ab wann ein Kontakt als still gilt, woran die Vorschläge geprüft werden und wer freigibt, steht im Angebot, bevor gearbeitet wird. Das ist unsere Form von Abnahme statt Versprechen: Der Ablauf wird als Werkvertrag zum Festpreis gegen diese Kriterien abgenommen, und der Zeitrahmen steht mit im Angebot. Wer im Projekt was übernimmt, entscheidet unsere Projektleitung. Ihr Kundenbestand ist Geschäftsgeheimnis. Eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung unterschreiben wir, bevor Sie einen Export schicken; für personenbezogene Daten schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Nutzungsrechte am eigens für Sie gebauten Suchlauf gehen mit vollständiger Bezahlung auf Sie über.

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