Festpreis oder Tagessatz: wer das Risiko unbekannter Kundenpost trägt

Beim Festpreis ist vor dem Start klar, was ein vereinbartes Ergebnis kostet; beim Tagessatz richtet sich die Rechnung nach den Tagen, die tatsächlich gearbeitet wurden. Im Innendienst-Projekt, etwa bei der automatischen Übernahme von Bestellungen aus dem Postfach, entscheidet die Wahl darüber, wer das Risiko unbekannter Mailformate trägt: beim festen Preis der Auftragnehmer, bei der Abrechnung nach Tagessatz der Auftraggeber.

Festpreis und Tagessatz: was jeweils vereinbart wird

Beim Pauschalpreis schuldet der Auftragnehmer das vereinbarte Werk zum genannten Betrag, gleich wie viele Stunden er dafür braucht. Grundlage ist der Werkvertrag nach § 631 BGB; der Betrag deckt genau das ab, was die Leistungsbeschreibung nennt. Mehraufwand innerhalb dieses Umfangs geht zu seinen Lasten, Wünsche außerhalb davon werden als Nachtrag neu bewertet und gesondert beauftragt.

Beim Tagessatz wird die eingesetzte Zeit vergütet, meist mit einem Nachweis je Tag und Tätigkeit. Die Abrechnung nach Aufwand sagt allerdings noch nichts über die Vertragsform. Sie kann in einem Dienstvertrag stehen, der eine Tätigkeit schuldet, aber auch in einem Werkvertrag, der trotzdem ein abnahmefähiges Ergebnis verlangt. Welche Form vorliegt, entscheidet der geschuldete Gegenstand, nicht die Art der Rechnung.

Warum das Postfach über das Preismodell entscheidet

Vorhaben im Innendienst haben eine Besonderheit: Ihr Rohstoff ist die Post der Kunden, und die kennt vor dem Start niemand vollständig. Ein gemeinsames Postfach enthält Bestellungen im Fließtext, eingescannte Formulare, Tabellen im Anhang, Weiterleitungen mit mehreren Zitatebenen und Rückfragen, die sich auf ein Telefonat von gestern beziehen. Wie sich die Nachrichten auf diese Sorten verteilen, bestimmt den Aufwand oft stärker als die eigentliche Programmierung.

Für die Kalkulation heißt das: Wer den Bestelleingang per E-Mail pauschal anbietet, ohne echte Nachrichten gesehen zu haben, schätzt diese Verteilung. Liegt die Schätzung daneben, folgt Streit – entweder über Nachträge oder über eine Lösung, die nur die sauberen Bestellungen erfasst und den Rest weiter dem Innendienst überlässt. Ein fester Betrag ist nur so belastbar wie die Stichprobe, auf der er beruht.

Was ein Festpreis im Innendienst-Projekt voraussetzt

Seriös kalkulierbar wird ein fester Preis, wenn vor dem Angebot drei Dinge feststehen:

• Eine gesichtete Stichprobe. Echte Nachrichten aus dem Postfach, geschwärzt oder unter einer Geheimhaltungsvereinbarung übergeben, zeigen, welche Formate tatsächlich vorkommen und welche nur befürchtet werden.
• Eine Grenze des Umfangs. Festgelegt ist, welche Nachrichtenarten automatisch verarbeitet werden und welche ausdrücklich beim Menschen bleiben, zum Beispiel Reklamationen mit Preisverhandlung oder Anfragen neuer Großkunden.
• Prüfbare Kriterien für die Abnahme. Etwa: Bestellungen aus einem vereinbarten Prüfbestand landen mit Kundennummer, Artikel und Menge richtig im System, und unklare Fälle erscheinen mit Begründung in einer Klärungsliste, statt still verworfen zu werden.

Bei KI-Entwürfen für Antworten kommt eine Eigenheit hinzu: Ein Sprachmodell formuliert dieselbe Antwort nicht zweimal gleich. Ein fester Preis kann deshalb keine »guten Antworten« zusagen, sondern nur überprüfbare Eigenschaften. Der Entwurf bezieht sich auf den richtigen Vorgang, nennt keine Preise oder Termine, die nicht aus dem System stammen, und geht nie ohne Freigabe eines Mitarbeiters hinaus.

Tagessatz mit Kostengrenze: wann Zeit ehrlicher abgerechnet wird

Nach Aufwand abzurechnen ist kein Zeichen fehlender Planung, wenn der Gegenstand erst erarbeitet werden muss. Typisch ist die Vorphase: das Postfach sichten, Nachrichtenarten zählen, die Regeln der erfahrensten Kollegin im Innendienst aufschreiben und klären, welche Felder die Warenwirtschaft überhaupt annimmt. Das Ergebnis dieser Phase ist ein Dokument, keine laufende Automatik. Genau daraus lässt sich danach ein belastbarer Preis für die Umsetzung ableiten.

Damit eine Zeitabrechnung beherrschbar bleibt, gehören drei Elemente in den Vertrag: eine Kostengrenze, bei deren Erreichen beide Seiten gemeinsam entscheiden; ein benanntes Arbeitsergebnis je Abschnitt; und ein Bericht darüber, was erledigt ist, nicht nur darüber, wie viele Tage angefallen sind.

Wird die Aufwandsabrechnung in einem Werkvertrag vereinbart und liegt ihm ein Kostenanschlag zugrunde, für dessen Richtigkeit der Unternehmer keine Gewähr übernommen hat, greift § 649 BGB. Zeichnet sich eine wesentliche Überschreitung ab, muss der Unternehmer das dem Besteller unverzüglich anzeigen. Kündigt der Besteller aus diesem Grund, erhält der Unternehmer nach § 645 Absatz 1 BGB nur einen der geleisteten Arbeit entsprechenden Teil der Vergütung und die darin nicht enthaltenen Auslagen – anders als bei der freien Kündigung im Werkvertrag, nach der ihm die Vergütung abzüglich des Ersparten bleibt. Ab wann eine Überschreitung wesentlich ist, beziffert das Gesetz nicht; für den Dienstvertrag gilt die Vorschrift nicht.

Vier Missverständnisse rund um den Preis

• »Pauschal heißt: alles inklusive.« Der Betrag gilt für das Beschriebene. Ein zusätzlicher Eingangskanal wie WhatsApp oder ein neues Bestellformular eines Großkunden ist eine Erweiterung, kein Mangel.
• »Nach Aufwand heißt: unverbindlich.« Auch bei Zeitabrechnung lässt sich ein Ergebnis benennen und prüfen. Fehlt es, fehlt der Maßstab für jedes spätere Gespräch über die Rechnung.
• »Die KI ist im Preis schon fertig.« Ein angebundenes Sprachmodell ist zunächst nur eine Schnittstelle. Was es mit der Post eines bestimmten Betriebs leistet, zeigt erst der Prüfbestand.
• »Das niedrigste Pauschalangebot gewinnt.« Ein Angebot ohne Stichprobe und ohne Klärungsliste ist oft nur deshalb niedrig, weil es die schwierigen Nachrichten nicht mitrechnet.

Wie wir den Preis für ein Postfach-Projekt bilden

Wir trennen die Sichtung vom Bau. Zuerst sehen wir uns unter einer beidseitigen Geheimhaltungsvereinbarung eine Auswahl echter Nachrichten an und halten fest, welche Arten es gibt, welche Felder gebraucht werden und was beim Menschen bleibt. Daraus entsteht ein Angebot für die Umsetzung als Werkvertrag mit festem Preis und Abnahmekriterien, die vor dem Start feststehen; der Zeitrahmen steht im Angebot, ebenso, welche Daten ein Sprachmodell zu sehen bekommt. Wie wir auf dieser Grundlage die Auftragserfassung automatisieren, beschreibt die Leistungsseite; den Teil mit den Antwortentwürfen deckt KI im Unternehmen ab.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.